El control de caja en un restaurante se puede gestionar mucho mejor con una carta digital, porque al fin y al cabo, los medios digitales ayudan a tenerlo todo organizado y a que no se escape apuntar ninguna venta.
Y es que es bastante más normal de lo que parece que cuando el bar o el restaurante este lleno, se produzca bastante lio con las comandas y muchas veces no se apuntan las comidas y bebidas que se han servido correctamente.
Pues bien, la transformación digital en el sector de la hostelería ofrece muchas ventajas, y entre ellas, se encuentra el hecho de que se pueden gestionar mucho mejor los pedidos de los clientes, y que estos queden siempre registrados en un sistema digital para evitar confusiones.
A través de diferentes módulos, como el que permite que los clientes pidan y paguen al mismo tiempo desde la mesa, es mucho más fácil llevar el control de lo que se ha servido para luego hacer las cuentas.
Así que en este artículo, vamos a responder a las preguntas frecuentes sobre el control de caja cuando se utiliza una carta digital QR para bares y restaurantes, analizando de camino las características y funciones que ofrece esta tecnología.
¿Cómo funciona el registro de ventas cuando los clientes usan la carta digital?
Cuando un cliente usa la carta digital, el registro de la venta comienza en el momento en que selecciona un producto y confirma la orden, y de hecho, con el módulo pedir y pagar la interfaz que ve el cliente envía esa información directamente a un punto de gestión en el local.
Dicho sistema procesa la comanda y la convierte en un registro formal que recoge qué se pidió, cuánto cuesta y cuándo se hizo, en el que se realiza de forma automática y simultáneamente el enlace entre la carta y el sistema de cobro y la generación de un comprobante digital.
De esta forma, el registro guarda datos básicos que sirven para contabilizar los pedidos, y también es habitual que se incluya el número de mesa y el identificador del personal que atendió a los clientes.
Las conexiones entre la carta digital y el terminal de punto de venta pueden ser directas o pasar por una plataforma intermedia, puesto que en muchos locales la carta envía la comanda a una nube que a su vez sincroniza con el TPV, mientras que en otros, la comunicación es local y más rápida.
Ambas soluciones tienen sus ventajas prácticas, pero nuestra experiencia nos dice que hay que tener un ‘plan B’ para cuando falla la conexión, y aunque esto no tiene por qué pasar a menudo, los establecimientos tienen la posibilidad de anotar las ventas manualmente y luego sincronizarlas.
El cobro se puede realizar por distintos medios, siendo los principales las tarjetas bancarios, un monedero digital, y por supuesto el pago en efectivo. En todos los casos el registro finaliza cuando se confirma la transacción, algo que se hace de forma automática en los pagos electrónicos, o que se puede confirmar manualmente en los pagos en metálico.
¿Qué diferencias hay entre llevar el control de caja en un restaurante con tickets físicos o con una carta digital?
En el método tradicional, la venta queda escrita en un ticket que acaba en una carpeta, o en el libro de caja, siendo un método físico que obliga a un trabajo manual para cuadrar al final del día en el que hay que contar el dinero recibido, cotejar los comprobantes y anotar las cuentas.
El proceso depende de que alguien confirme cada entrada y verifique las posibles discrepancias, por lo que deja margen para olvidos y para pérdidas de documentación si la gestión del papel no es cuidadosa.
Sin embargo, con la carta digital para dispositivos móviles de los negocios de hostelería, cuando el cliente confirma un pedido lanza inmediatamente un registro electrónico de forma automática, creando una trazabilidad que reduce la necesidad de transcribir manualmente y convierte cada venta en un archivo que se puede consultar en cualquier momento.
Por otra parte, con un sistema digital, cuando se cambia una orden, el ajuste queda marcado y queda constancia de quién lo hizo, para después poder comprobar la información sin tener que rebuscar entre tickets arrugados, o perdidos entre apuntes. Además, la generación automática de los comprobantes facilita entregar facturas por correo o por mensaje, algo que muchos clientes aprecian.
La forma en que se registran los cobros también cambia, porque en los locales con tickets impresos, el pago en metálico se recoge y se cuenta, las tarjetas se pasan por la terminal y, por lo general, hay que asociar manualmente esa transacción al ticket. Pero con un software de gestión para restaurantes propio de una carta digital QR, la pasarela de pago marca la venta como cobrada automáticamente.
¿Qué equipos y software necesitas para el control de caja en un restaurante con una carta digital?
Para poner en marcha un control de caja fiable con una carta digital hay que comprobar tanto los equipos físicos como el software que hará el trabajo diario, porque un restaurante no funciona si solo hay una aplicación bonita, necesita dispositivos que hagan que la información sea accesible cuando llegue el momento de cerrar la caja.
En la sala suele haber códigos QR impresos para que el cliente consulte la carta y confirme los pedidos, algo que pueden hacer desde sus propios dispositivos móviles, así que esto es algo que no se puede controlar, porque cada persona llegará con un dispositivo diferente.
No obstante, lo que si hay que trabajar, es que al crear un menú QR para tu restaurante, este se puede visualizar desde cualquier dispositivo, y que permita interactuar con él para que pueda registrar los pedidos de los clientes.
Por otra parte, estarían las tablets, o los dispositivos móviles del personal de sala, donde también pueden apuntar los pedidos y donde queda registrado todo lo que los clientes piden, además de quien lo ha servido.
Pero el punto donde se procesa la venta es el TPV, y el software de punto de venta recibe las comandas y las transforma en registros que el responsable de caja podrá revisar, por lo que la integración entre la carta digital y el TPV será lo más determinante para el control de caja en un restaurante.
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