La restauración siempre ha sido un oficio basado principalmente en el trato directo y en la experiencia personal con los clientes, puesto que en un servicio que es imposible de ofrecer online, pero eso no quiere decir que no pueda aprovechar las nuevas tecnologías, y por eso, es importante conocer cómo es el ecosistema digital de un restaurante.
Con la transformación digital en el sector de la hostelería, los bares y restaurantes tienen acceso a muchas herramientas digitales, teniendo en cuenta, además, que los hábitos de los clientes han cambiado de forma evidente, y antes de escoger un local, la mayoría consulta opiniones en internet, o revisa las redes sociales para tener una primera impresión.
De hecho, según distintos informes del sector hostelero, más del 60% de los clientes utiliza internet en algún momento para hacer la elección de un restaurante, lo que nos muestra una realidad que es bastante evidente, y es que las redes sociales en los restaurantes con una carta digital forman parte del primer contacto con el negocio.
Pero la verdad es que el uso de las nuevas tecnologías en el sector de la hostelería no consiste simplemente en tener una página web, o un perfil en redes sociales, puesto que un ecosistema digital de restauración incluye muchas herramientas, y eso es precisamente lo que vamos a analizar en este artículo.
¿Qué es el ecosistema digital de un restaurante?
Yendo al grano, el ecosistema digital de un restaurante sería un conjunto de tecnologías conectadas entre sí, que acompañan los distintos momentos del servicio y de la gestión del negocio. De hecho, más de la mitad de los restaurantes españoles combina ya al menos tres soluciones digitales distintas para gestionar reservas, pedidos y cobros.
Es normal pensar que digitalizar un restaurante consiste en cambiar la libreta por una pantalla, pero en realidad el cambio afecta a todo el ciclo de trabajo, como serían la reserva, la comanda, la cocina, el pago, e incluso la reposición de stock y la relación posterior con el cliente.
Por ejemplo, en un restaurante con una plataforma de reservas conectada al terminal de punto de venta, la llegada de un cliente queda registrada y ayuda a saber qué mesas están ocupadas, qué camarero lleva cada zona y cuánto tiempo medio permanece una mesa completa.
Además, un negocio puede tener una carta digital QR para bares y restaurantes, sumada a una app de reparto y un programa de fidelización, pero si cada programa pide introducir los mismos datos a mano, la tecnología acaba generando más trabajo del que elimina.
Así que la idea real de un ecosistema digital, es que el pedido hecho a través del código QR llega directo a cocina, actualice el stock, se refleje en la cuenta y actualice el historial de consumo del cliente, por poner un ejemplo práctico donde se ve perfectamente la conexión que tiene que haber entre los diferentes elementos de un software de gestión para restaurantes.
¿Qué tecnologías forman parte del ecosistema digital de un restaurante?
Para dar forma a ese ecosistema, los restaurantes recurren a un conjunto de herramientas que cubren distintas capas del negocio, donde la imprescindible y la más habitual desde hace mucho tiempo es el terminal de punto de venta, la cual concentra el cobro y, en muchos casos, la información de la comanda.
Más de un 65% de los establecimientos de restauración en España trabaja ya con un TPV digital, un porcentaje que crece año tras año porque ahora se puede además conectar con un menú digital interactivo para restaurantes.
A ese núcleo se suman las plataformas de reservas, que de hecho ahora son chatbots de reservas, gracias a la inteligencia artificial, y que organizan la agenda, pero también recogen datos de contacto que después sirven para las campañas de marketing y para mejorar el servicio.
Pero el salto real a la cocina llega con los sistemas de visualización de pedidos, que sustituyen a las notas en papel y hacen que la comanda que toma el camarero aparece de inmediato en pantalla, además, con el módulo pedir y pagar, los clientes pueden pedir directamente desde su mesa sin esperar a que un camarero les atienda.
Por otra parte, estarían las herramientas digitales de gestión de compras y de almacén, que conectan las ventas con el inventario, y puesto que cada plato lleva asociada una receta y un coste, en el momento en que el sistema registra una venta, descuenta automáticamente las unidades de materia prima y avisa de las roturas de stock.
A estas opciones se unen los programas de fidelización y las herramientas de marketing, que aprovechan el historial de consumo para lanzar promociones y recuperar clientes inactivos, además de que se puede potenciar el negocio con un módulo delivery, si el restaurante ofrece servicio a domicilio.
¿Cuánto cuesta disponer de todas estas herramientas digitales en un negocio de hostelería?
Hablar de cifras cerradas en la digitalización hostelera resulta complicado porque cada negocio parte de una situación distinta y necesita un alcance diferente. Aun así, los datos del sector ayudan a establecer una referencia, y es que un restaurante pequeño, o mediano suele destinar entre 150 y 400 euros al mes a las suscripciones básicas de TPV, reservas, gestión de comandas y control de inventario.
A esa cuota recurrente hay que sumar la inversión inicial en hardware, donde algunos proveedores ofrecen packs de entrada por menos de 1.000 euros en equipamiento, mientras que una instalación más completa puede acercarse a los 2.500 o 3.000 euros según las necesidades de cada local.
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