Realizar la gestión administrativa de un restaurante es bastante más fácil que hace unos años gracias a la carta digital, porque contamos con muchas herramientas que conectan todos los sistemas informáticos del negocio de hostelería.
De hecho, esa es la principal razón del éxito de las cartas digitales para dispositivos móviles en la hostelería, puesto que no hay razón, ni de presupuesto ni de tiempo, que impida a cualquier bar, o restaurante, aprovechar las ventajas de las herramientas tecnológicas actuales.
Con el método tradicional, no hay duda de lo que costaba mantener un menú actualizado sin reimpresiones, porque cada vez que se subía el precio de un producto, o por cada ajuste de temporada, había que hacer un trabajo manual, en el que hay que imprimir de nuevo, plastificar otra vez, y sustituir los ejemplares en las mesas.
Por eso, teniendo en cuenta que a día de hoy todo el mundo lleva consigo un teléfono inteligente, incluso la gente mayor, la realidad es que las cartas tradicionales se han quedado totalmente obsoletas, y solo sirven como medio de decoración, o para ofrecer un servicio tradicional intencionadamente.
Así que en este artículo, vamos a analizar cómo se realiza la gestión administrativa de un restaurante con una carta digital, teniendo en cuenta lo que aporta una plataforma de este tipo en el conjunto de software de gestión para restaurantes.
¿Qué aporta una carta digital a la gestión administrativa de un restaurante?
La verdad es que hay quien todavía piensa en la carta digital QR para bares y restaurantes como una simple sustitución del papel, porque hasta hace no tanto, lo más normal era utilizar una tecnología sencilla mediante la que se escaneaba un código para abrir un PDF.
Pero con la llegada de las nuevas tecnologías en el sector de la hostelería, ahora contamos con plataformas completas, donde se puede gestionar gran parte de la operativa diaria de un negocio de hostelería de forma unificada, incluyendo, por supuesto, la gestión administrativa.
Pero lo que verdaderamente cambia la gestión es, que cuando la carta está digitalizada, se tiene la posibilidad de saber qué se pide, en qué momento del día y con qué frecuencia, por lo que se puede dejar que el propio sistema registre lo que pasa.
Así, uno puede revisar a final de semana qué platos han tenido más salida, y con esa información, la decisión sobre qué comprar, qué destacar en el menú del día, o qué retirar, pasa a tener un fundamento estadístico.
Por otra parte, con una carta digital vinculada al sistema de gestión del restaurante, la comunicación entre la sala y la cocina es más directa, porque con el módulo pedir a cocina, lo que el cliente elige en su móvil, o en el dispositivo de la mesa, llega a la impresora, o a la pantalla de la cocina sin la necesidad de intermediarios.
¿Cómo se integra la carta digital con el resto de sistemas de los negocios de hostelería?
Como es lógico, gran parte de la gestión administrativa de un restaurante está en la contabilidad de los ‘tickets’ y las facturas, que están vinculados directamente con los ingresos del negocio, y el pago de impuestos.
Pues bien, con la integración de los sistemas de pago en la carta digital, y con el módulo pagar y pedir, todo queda directamente contabilizado, por lo que es mucho más sencillo presentar los informes correspondientes a Hacienda, y darle a la empresa que gestione el papeleo del negocio toda la información que necesita.
Con respecto a la integración, en muchos establecimientos, la puerta de entrada a dicha conexión suele ser el sistema de punto de venta, porque cuando la carta digital y el TPV trabajan juntos, se está unificando prácticamente todo el aparato de facturación del negocio en una única plataforma.
Pero si además, la carta digital está vinculada al sistema de gestión de almacén o de inventario, cada plato que sale resta automáticamente los ingredientes que lo componen. No hace falta que nadie lleve la cuenta mentalmente ni que se dedique tiempo a cuadrar lo que se ha gastado.
Por otra parte, otra cosa que resulta muy práctica es la que se establece con la gestión de alérgenos, o de información nutricional, porque si la carta está sincronizada con el sistema que se usa para elaborar las fichas técnicas de cocina, cualquier cambio que se haga en la receta se refleja en la descripción que ve el cliente.
¿Qué requisitos necesita un bar o restaurante para automatizar su gestión administrativa de un restaurante con una carta digital?
Ahora que ya hemos visto de forma práctica como se realiza una integración de la carta digital con el resto de sistemas de un negocio de hostelería para poder automatizar mucho trabajo relacionado con la gestión administrativa de este tipo de negocios, vamos a pasar a comentar los requisitos que necesitarías para aprovechar esta tecnología, que en realidad, no son muchos.
De hecho, la mayoría de ellos ya formarán parte de tu negocio, o son simplemente recomendaciones de sentido común, para que el sistema pueda hacer perfectamente su trabajo, y puedas beneficiarte del potencial real de las herramientas digitales para restaurantes.
Yendo al grano, lo primero que se necesita es tener claro cómo se organiza la información en la cocina y en la sala, porque si cada vez que alguien pide una ración se utiliza una forma distinta de anotarlo, o si los nombres de los platos cambian según quién los escriba, luego será complicado que el sistema entienda qué es cada cosa.
Por otra parte, aunque parezca evidente, hay que analizar la fiabilidad de la conexión a internet, porque en muchos locales, la señal wifi es débil en según qué rincones, y si la carta digital depende de esa conexión para enviar comandas, o para actualizarse, es necesario revisar la infraestructura antes de dar el paso.
Y como última recomendación, estaría la que quizás es la más importante, que es buscar un buen proveedor de software. Nosotros, en menu.es, estamos tan seguros de que ofrecemos la mejor plataforma para digitalizar la carta de los restaurantes, que ofrecemos una prueba gratuita, pero si antes de probarla tienes dudas que quieras resolver, contacta con nosotros.